كيفية تنظيم اجتماع دولي بشكل جيد

غالبًا ما يكون إيجاد وقت يناسب فرقًا موزعة على عدة قارات أمرًا محبطًا. إليك طريقة بسيطة.

1. اجمع المناطق الزمنية لجميع المشاركين. استخدم مخطط الاجتماعات لرؤية ساعات عمل الجميع بلمحة واحدة.

2. ابحث عن أكبر تداخل. بين أوروبا والساحل الشرقي للولايات المتحدة، تكون النافذة المشتركة عادة بين الساعة 14 و18 (توقيت باريس). بين أوروبا وآسيا، تكون غالبًا في الصباح، بين الساعة 9 و11.

3. ناوِب الوقت غير المريح. إذا لم يناسب أي وقت الجميع ضمن ساعات العمل، تناوبوا: أسبوع لصالح فريق، والأسبوع التالي لصالح الآخر.

4. أكّد دائمًا برابط واضح. يساعد محوّل التوقيت على تجنب أخطاء من نوع "الساعة 14:00 بتوقيت من؟".

5. اذكر الوقت دون لبس. تجنّب اختصارات مثل "CST" أو "EST" التي تشير إلى مناطق مختلفة حسب الدولة: اذكر بدلاً من ذلك مدينة مرجعية (مثل "الساعة 14:00 بتوقيت باريس") أو فارق توقيت UTC صريح.

6. تذكّر تغييرات التوقيت الصيفي. لا تتغيّر الساعات في نفس التواريخ في كل مكان: راجع صفحتنا المخصصة لتجنب أخطاء الجدولة خلال أسابيع الانتقال القليلة كل عام.